企業檔案作為研發，生產，經營，管理等活動的原始記錄，是企業資產的載體和證據，是研發，生產，經營和管理的不可或缺的基礎。 在企業產品的研發，生產和銷售以及提高效率，開放市場和降低成本方面，企業檔案的作用是不可替代的。

過去一直使用增加辦公人員和辦公費用來解決傳統檔案管理的經濟效益，致使管理成本大幅上漲。而檔案數字化管理檔案使傳統的以紙質為載體的檔案信息對象轉為機讀檔案，不僅節約了保管費用，節省了占地空間，而且查閱起來極為方便迅速，從而避免了反復印制資料而造成的紙張和人員的浪費。

檔案數字化是隨著計算機技術、掃描技術、掃描矩陣CCD技術、OCR技術、數字攝影技術(錄音、錄像)、數據庫技術、多媒體技術、存儲技術的發展而產生的一種新型檔案信息形態。檔案數字化加工包括：前期檢查、整理、排序、雙機校錄、掃描、制作、質檢、目錄的核對、目錄打印、完善、雙層PDF制作、檔案裝訂、數據掛接、備份等。